Stjórn Birtu ber ábyrgð á að sett sé áhættustefna, mótað sé eftirlitskerfi um áhættu sjóðsins og að gerð sé grein fyrir þeirri áhættu sem fylgir starfsemi sjóðsins. Stjórn setur áhættustefnu þar sem að lágmarki kemur fram áhættuvilji stjórnar, áhættuþol sjóðsins og hvernig skuli greina, meta, vakta og stýra áhættu. Á grundvelli áhættustefnu felur stjórn sjóðsins framkvæmdastjóra og áhættustjóra sjóðsins umsjón með framkvæmd stefnunnar. Áhættustefna sjóðsins var yfirfarin á árinu 2021 og uppfærð stefna samþykkt af stjórn í nóvember 2021.
Meginmarkmið áhættustefnu Birtu er að minnka líkur á skerðingu á réttindum sjóðfélaga til lengri tíma, ásamt því að móta fjárfestingarstefnu og ávaxta fé sjóðsins til lengri tíma með hliðsjón af þeim kjörum sem best eru í boði á hverjum tíma með tilliti til ávöxtunar og áhættu.
Stjórn og framkvæmdastjóri stuðla að góðum stjórnarháttum og leggja áherslu á mikilvægi áhættustýringar og innra eftirlits innan sjóðsins
Stefnan byggir á ákvæðum laga og reglugerðar nr. 590/2017 um eftirlitskerfi með áhættu lífeyrissjóða. Auk þess er stuðst við tilmæli OECD/IOPS er varðar áhættustjórnkerfi lífeyrissjóða. Í áhættustefnunni er skipulag sjóðsins skilgreint, mælt fyrir um hlutverk og ábyrgð er varðar framkvæmd áhættustýringar, tilgreindir þeir áhættuþættir sem sjóðurinn fylgist með sem og hvernig með þeim er fylgst. Jafnframt er í stefnunni yfirlit yfir helstu áhættuþætti. Við mótun áhættustefnu hefur stjórn sett fram áhættuvilja sinn og skilgreint hefur verið áhættuþol sjóðsins, eins og mögulegt er á mælanlegan hátt fyrir helstu áhættuþætti. Áhætta í starfsemi sjóðsins er skilgreind, til samræmis við skilgreiningar í lögum og reglugerð um eftirlitskerfi með áhættu lífeyrissjóða, sem hætta á fjárhagslegu tapi sem leiðir af atburði og fellur undir einn eða fleiri af þeim áhættuþáttum sem lífeyrissjóðurinn skilgreinir.
Mat á rekstri vegna áhættu sem tengist spillingu, samskipti og þjálfun starfsmanna
Stjórn skal móta innra eftirlit lífeyrissjóðsins og sjá til þess að eftirlitsferlar séu skjalfestir. Stjórnendur bera ábyrgð á innra eftirliti, hver á sínu sviði. Meðal annars er kannað hvar í starfseminni tilvik spillingar gætu átt sér stað og hvers eðlis þau hugsanlega geta verið. Nefna má sem dæmi um sviksemi, ólögleg viðskipti eða hvers kyns óheiðarleg samskipti sem leiða til trúnaðarbrests. Markmiðið er að koma í veg fyrir eða verjast því eftir megni að þess háttar tilvik komi fyrir.
Í samskipta- og siðareglum Birtu er skráð verklag ef starfsmenn eða aðrir verða varir við brot gegn lögum, reglum sjóðsins eða verða uppvísir að sviksemi í starfi. Starfsmenn skuldbinda sig til að hlíta reglum eins og þær eru á hverjum tíma. Vakni grunur um brot ber að tilkynna það til framkvæmdastjóra sjóðsins, regluvarðar eða eftir atvikum til formanns endurskoðunarnefndar.
Stjórnarmönnum og starfsmönnum Birtu er óheimilt að þiggja boðsferðir af þjónustuaðilum eða öðrum viðskiptavinum sjóðsins. Boðsferðir teljast skemmtiferðir í víðtækum skilningi, svo sem veiðiferðir, golfferðir eða tónleikaferðir.
Starfsmenn og stjórnarmenn gæta þess að þiggja ekki gjafir eða boð af þjónustuaðilum eða viðskiptavinum lífeyrissjóðsins ef ætla má að slíkt dragi úr trúverðugleika eða hafi áhrif á ákvarðanir stjórnar og/eða starfsmanna.
Þá kemur fram í samskipta- og siðareglum Birtu að stjórnarmenn og starfsmenn skuli forðast hvers konar hagsmunaárekstra sem geti skapast í störfum sínum annars vegar og með öðrum athöfnum eða tengslum við utanaðkomandi aðila hins vegar.
Í reglum Birtu um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka er skýrt kveðið á um að sjóðurinn tilkynni um grunsamleg viðskipti eða fjármuni sem grunur leikur á að rekja megi til refsiverðrar háttsemi. Slíkt er gert skriflega til skrifstofu fjármálagreiningar lögreglu um grunsamleg eða óvenjuleg viðskipti.
Starfsmenn fá reglulega upplýsingar um breytingar á reglum eða ef nýjar reglur eru settar um starfsemi sjóðsins. Reglulega eru fræðslufundir fyrir starfsmenn um ýmis málefni, svo sem um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka.
Heildaráhættustýring og það eftirlitskerfi sem sjóðurinn hefur sett upp hvað varðar eignasafn sjóðsins felur m.a. í sér eftirlit með fjárhagslegri áhættu og mótaðilaáhættu sjóðsins. Fjárhagsleg áhætta tekur til meðal annars vöktunar á vaxta- og endurfjárfestingaáhættu, uppgreiðsluáhættu, markaðsáhættu og gjaldmiðlaáhættu. Áhættustýring sinnir daglegu eftirliti með fylgni sjóðsins við fjárfestingastefnu, hvað varðar samtryggingardeild og séreignardeildir sjóðsins. Ef fjárfestingarheimild er að fullu nýtt eða komin umfram heimildir er stjórn sérstaklega gerð grein fyrir ástæðum þess.
